Europese betekening en taalvereisten

Mr. Dr. Mirjam Freudenthal

honorair senior-onderzoeker Molengraaff Instituut, Utrecht

Achtergrond

Ruim acht jaar geleden werd binnen de 15 toenmalige lidstaten van de Europese Unie de betekening en kennisgeving van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken, zoals notariële akten, in burgerlijke en handelszaken, inclusief het familierecht, aanzienlijk gewijzigd door het van toepassing worden van de EG-Betekeningsverordening (nr. 1348/2000, BetVo-I). Sindsdien nemen de vereisten met betrekking tot de taal van het te verzenden document in de EU een belangrijke plaats in.

Met betrekking tot de betekening binnen Europa is de stand van zaken de laatste jaren in belangrijke mate veranderd. Allereerst is de BetVo-I gewijzigd. De gewijzigde BetVo (aangeduid als BetVo-II) is op 13 november 2008, nr. EG 1393/2007 van toepassing geworden met gelijktijdige intrekking van de BetVo-I. Bovendien is de BetVo-II thans van toepassing binnen de gehele EU, dus op alle 27 lidstaten.[1] Zowel de ruime territoriale reikwijdte als het ruime toepassingsgebied van de BetVo-II maakt dat de grensoverschrijdende betekening binnen de EU kwantitatief zeer belangrijk is.

Een van de belangrijkste wijzigingen van de BetVo-II is de taalregeling.

Taalregeling

De BetVo-I bevatte ten eerste een taalregeling voor de verplichte standaardformulieren die gebruikt worden tussen de verzendende en ontvangende instanties (art. 4). Deze bepaling is in de BetVo-II overgenomen. Omdat het hier standaardformulieren betreft, is er geen vertaalprobleem en blijft art. 4 daarom hier buiten beschouwing. Ten tweede bevatte de BetVo-I een taalregeling met betrekking tot het te verzenden document. Deze laatste regeling (art. 8 oud) hield in dat het te betekenen of te verzenden document gesteld diende te zijn in de officiële taal van de aangezochte lidstaat, of indien er verscheidene officiële talen in de aangezochte lidstaat zijn, één van deze officiële talen. Daarnaast kon het stuk ook gesteld worden in de taal van de verzendende lidstaat indien degene voor wie het stuk bestemd was, deze taal begreep. Deze laatste mogelijkheid was nieuw en had ten doel ervoor te zorgen dat er meer zekerheid bestond dat de geadresseerde begreep waar het om ging.

Gedacht kan worden aan een Nederlander, die naar Frankrijk verhuist. Zijn Nederlandse vrouw kon het verzoek tot echtscheiding in dat geval in de Nederlandse taal aan de man laten betekenen. Zij hoefde geen Franse vertaling bij te voegen. Maar bovenal werd beoogd hiermee een besparing van de aanzienlijke vertaalkosten te bereiken. Vooral deze laatste regeling heeft bij de toepassing daarvan gedurende de afgelopen jaren tot onduidelijkheid en meerdere vragen aanleiding gegeven. Om die reden is de regeling van art. 8 in de BetVo-II gewijzigd.

Het gewijzigde art. 8 bepaalt dat een document dat grensoverschrijdend betekend moet worden binnen de EU gesteld moet zijn in de taal die de geadresseerde begrijpt of in de officiële taal of een van de officiële talen van de aangezochte lidstaat, de lidstaat waar betekend moet worden. Aandacht hierbij verdient dat ten aanzien van de taal die de geadresseerde begrijpt, geen beperking bestaat, zodat dit elke taal kan zijn, ook een taal van buiten de EU, bijvoorbeeld Chinees, Turks of Russisch. Of dit erg logisch en verstandig is, is twijfelachtig.

Stel dat een Nederlandse eiser de in Frankrijk wonende Chinese gedaagde voor de Italiaanse rechter moet oproepen. De dagvaarding zal in elk geval in het Italiaans moeten zijn gesteld. Voor een geldige betekening zal dus een vertaling van deze dagvaarding nodig zijn. Daarbij kan gekozen worden uit Frans en Chinees. Hier lijkt een Franse vertaling van de in het Italiaans gestelde dagvaarding meer voor de hand te liggen dan een vertaling in het Chinees, zowel om terminologische redenen als ter kostenbestrijding.

Het onderdeel van het artikel dat het document vertaald kan worden in de officiële taal van de aangezochte lidstaat wijkt niet af van het oorspronkelijke art. 8.

Het is van belang dat de taalvereisten in acht genomen worden. Het niet voldoen aan het taalvereiste heeft tot gevolg dat de geadresseerde kan weigeren het stuk in ontvangst te nemen. De verzender kan dit verzuim herstellen door de gevraagde vertaling - onverwijld, dat wil zeggen binnen een termijn van ongeveer één maand - alsnog toe te zenden.[2] De termijn is echter wel afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Deze omstandigheden kunnen onder meer betrekking hebben op de lengte van het te vertalen stuk en bovenal op de taal waarin het stuk vertaald moet worden. Voor sommige talen zijn namelijk maar enkele vertalers in een lidstaat beschikbaar. Het lijkt mij nuttig, indien er sprake is van een taal waar slechts enkele vertalers beschikbaar zijn, dit bij het document aan te geven, zodat de plaatselijke rechter daar rekening mee kan houden.

Welke stukken moeten vertaald worden en de kwaliteit hiervan

De laatste jaren wordt veel aandacht besteed aan de vraag welke stukken vertaald moeten worden. Het HvJ EG heeft bijvoorbeeld beslist dat alleen de dagvaarding of het verzoekschrift vertaald moeten worden. De bijlagen hoeven in eerste instantie niet vertaald te worden.[3] Een belangrijke vraag is ook, in welke gevallen de verweerder geacht mag worden een taal te 'begrijpen'? Het Hof van Justitie meent dat een aanwijzing daarvoor kan zijn dat deze taal ook gebruikt wordt in de correspondentie tussen partijen. De moeilijkste vraag betreft echter de kwaliteit van de vertaling en hierover heeft het HvJ EG tot nog toe gezwegen. Het juist vertalen van juridische documenten is waarschijnlijk een probleem dat het lastigst is op te lossen. Vooral juridische begrippen in de Common Law (Groot-Brittannië) en de Civil Law systemen (de overige lidstaten) kunnen aanzienlijk van elkaar verschillen en zijn moeilijk te vertalen. Duidelijk is in elk geval dat het inleidende processtuk stuk (dagvaarding of verzoekschrift) dat vertaald moet worden, zodanig vertaald dient te zijn dat het voldoet aan het doel daarvan, namelijk dat de geadresseerde begrijpt dat een procedure tegen hem is ingesteld en wat de reikwijdte van die procedure is. Over de kwaliteit van vertalingen van vonnissen of andere beslissingen heeft het Hof van Justitie zich nog helemaal niet uitgesproken. Naar mijn mening moeten deze even zorgvuldig vertaald worden als de procesinleidende stukken.

Geen legalisatie vereist

De te betekenen documenten zijn vrijgesteld van legalisatie of een daarmee gelijk te stellen formaliteit (art. 4 lid 4 BetVo-II).[4] Dat geen legalisatie noodzakelijk is gold ook al voor het Haags Betekeningsverdrag 1965 (art. 3 lid 1). Ook de Brussel I-Vo betreffende de bevoegdheid, erkenning en tenuitvoerlegging in burgerlijke en handelszaken, vermeldt dat geen enkele legalisatie of soortgelijke formaliteit mag worden geëist met betrekking tot de over te leggen documenten die noodzakelijk zijn voor de tenuitvoerlegging.

Overeenkomstig de genoemde EG-verordeningen bepaalt ook de Brussel IIbis-Vo betreffende beslissingen in huwelijkszaken en in zaken betreffende de ouderlijke verantwoordelijkheid van 2003 dat geen legalisatie of soortgelijke formaliteit vereist is met betrekking tot de over te leggen documenten (art. 52).

Waarmerking in sommige familiezaken

De hierboven genoemde Brussel IIbis-Vo (huwelijkszaken en in zaken betreffende de ouderlijke verantwoordelijkheid) vereist onder speciale omstandigheden dat ten aanzien van de documenten en vereiste certificaten die noodzakelijk zijn voor de erkenning en tenuitvoerlegging van beslissingen betreffende de uitoefening van de ouderlijke verantwoordelijkheid en de echtscheiding het gerecht kan verlangen dat een vertaling van de noodzakelijke stukken wordt overgelegd. De vertaling wordt gewaarmerkt door een persoon die in een van de lidstaten daartoe gemachtigd is (art. 38 lid 2). Dit geldt ook voor zaken betreffende het omgangsrecht en de terugkeer van een kind (art. 45 lid 2) Het artikel bepaalt dat de stukken die noodzakelijk zijn voor de tenuitvoerlegging van dergelijke beslissingen gesteld moeten zijn in de officiële taal of een van de officiële talen van de aangezochte lidstaat of een taal die de lidstaat uitdrukkelijk heeft aanvaard. Ook in deze gevallen wordt de vertaling gewaarmerkt door een persoon die in een van de lidstaten daartoe gerechtigd is. In Nederland kan een vertaling worden gewaarmerkt door een op grond van de Wet gerechtstolken en beëdigde vertalers beëdigde vertaler.

---

[1] De BetVo is sinds 1 juli 2007 ook voor Denemarken van toepassing.
[2] HvJ EG 8 november 2005, zaak C-443/03 (Götz Leffler/Berlin Chemie), Jur. 2005, p. I-10527, NJ 2009, 66, m. nt. P. Vlas onder NJ 2009, 69.
[3] HvJ EG 8 mei 2008, zaak C-14/07 (Weiss Industrie- und Handelskammer Berlin), Jur. 2008, p. I-3367, NJ 2009, 69, m. nt. P. Vlas.
[4] Er is geen toelichting te vinden waarom legalisatie niet vereist is. De enige opmerking hierover is terug te vinden in het toelichtend verslag bij het Haagse Verdrag inzake de betekening en de kennisgeving van 1997. Dit verdrag is nooit inwerking getreden maar is wel de voorloper van de BetVo-I. De toelichting vermeldt dat 'veel verdragen een vrijstelling van legalisatie bevatten. Het is natuurlijk uitgesloten, zeker binnen de Unie, om de legalisatie te eisen van de stukken die alleen ter betekening of kennisgeving worden toegezonden'.